Tällä sivulla kerromme, miten Unreality-kuoron taustalla toimiva yhdistys Più Musica ry käsittelee henkilötietoja. Klikkaamalla alla olevia linkkejä pääset suoraan haluamaasi kohtaan. 
 
1. Rekisterinpitäjän tiedot ja yhteystiedot
2. Mitä henkilötietoja käsittelemme ja mihin tarkoituksiin?
a) Yhdistyksen jäsenet ja kannatusjäsenet
b) Kuoron jäsenet
c) Kuoroon pyrkivät henkilöt
d) Asiakkaat, sidosryhmät ja niiden yhteyshenkilöt
3. Tietojen siirrot ja luovutukset, maantieteellinen sijainti ja tietoturva
4. Mitä oikeuksia sinulla on
 

1. Rekisterinpitäjän tiedot ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjänä toimii Unreality-kuoron toimintaa ylläpitävä yleishyödyllinen yhdistys Più Musica ry. Jatkossa Più Musica ry:hyn viitataan nimellä ”yhdistys”. 

Yhdistyksen tiedot 

Più Musica ry (Y-tunnus 2589825-9) 
Soidintie 14 B 12 
00700 Helsinki 

Yhteyshenkilö henkilötietoja koskevissa asioissa 

Sirpa Kovanen, hallituksen jäsen (rahastonhoitaja) 
Sähköposti: info@unreality.fi 
 

2. Mitä henkilötietoja käsittelemme ja mihin tarkoituksiin?
a) Yhdistyksen jäsenet ja kannatusjäsenet
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsiteltävät tiedot 

Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn tarkoituksena on yhdistyslain 11 §:n mukaisen jäsenluettelon pitäminen. Lisäksi jäsenten ja kannatusjäsenten yhteystietoja käsitellään yhdistyksen toimintaa koskevia ilmoituksia, yhteydenpitoa ja jäsenmaksujen perimistä varten. 
Yhdistyksen keräämät ja käsittelemät tiedot saattavat sisältää seuraavia jäsenten ja kannatusjäsenten henkilötietoja: 

  • Jäsenen nimi ja kotipaikka 
  • Sähköpostiosoite 
  • Jäsenmaksutiedot 

Tiedot kerätään henkilöiltä itseltään joko kuoroon tai yhdistyksen kannatusjäseneksi liittymisen yhteydessä. 

Käsittelyn kesto 

Henkilötietoja käsitellään yhdistyksen jäsenyyden ajan. 

Tietojen lainmukainen käsittelyperuste 

Jäsenten nimien ja kotipaikkojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c kohtaan: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Yhdistyksellä on yhdistyslain 11 §:n mukainen velvollisuus pitää jäsenluetteloa. 
Jäsenten sähköpostiosoitteiden ja jäsenmaksutietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 f kohtaan: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Sähköpostiosoitteen käsittely on tarpeellista, jotta yhdistys voi pitää yhteyttä jäseniinsä. Jäsenmaksutietojen käsittely on tarpeellista, jotta yhdistys voi varmistaa, että jäsenet ovat maksaneet jäsenmaksun.  
 

b) Kuoron jäsenet
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsiteltävät tiedot 

Kuoron jäsenten yhteystietoja käsitellään kuoron toimintaa koskevia ilmoituksia ja yhteydenpitoa varten sekä kuoron harjoittelun, kehittämisen ja muun toiminnan mahdollistamiseksi ja tukemiseksi. Kotipaikkaa ja ikää koskevia tietoja saatetaan käyttää myös esimerkiksi harjoittelutilojen ja apurahojen hakemisessa silloin, kun se on tarpeellista. 
Yhdistyksen keräämät ja käsittelemät tiedot sisältävät seuraavia henkilötietoja: 

  • Jäsenen nimi ja kotipaikka 
  • Kotiosoite 
  • Sähköpostiosoite 
  • Puhelinnumero 
  • Syntymäaika, ikä tai tieto siitä, että jäsen on täysi-ikäinen 
  • Tilinumero 
  • Tietoja jäsenen musiikkiharrastukseen liittyen, esimerkiksi aiempi harrastustausta, kokemus kuorolaulamisesta ja ääniala. 
  • Tietoja jäsenen läsnäolosta kuoron harjoituksissa, konserteissa ja muissa kuoron tapahtumissa. 

Tiedot kerätään kuorolaisilta itseltään kuoroon liittymisen yhteydessä sekä jäsenyyden aikana esimerkiksi sähköpostitse tai suullisesti harjoituksissa. 

Käsittelyn kesto 

Henkilötietoja käsitellään yhdistyksen jäsenyyden ajan. Kirjanpitoaineistoon liittyviä henkilötietoja käsitellään lain edellyttämän ajan. 

Tietojen lainmukainen käsittelyperuste 

Tietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 f kohtaan: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Jotta kuoron toiminta, harjoittelu ja esiintyminen olisi mahdollista, yhdistyksen on käsiteltävä kuorolaisten henkilötietoja. 
Kirjanpitoaineistoon liittyvien henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c kohtaan: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. 
 

c) Kuoroon pyrkivät henkilöt
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsiteltävät tiedot 

Kuoroon pyrkivien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yhteydenpito Unreality-kuoron jäseneksi hakevien kanssa sekä hakijoiden soveltuvuuden arviointi. 
Yhdistyksen keräämät ja käsittelemät tiedot sisältävät seuraavia henkilötietoja: 

  • Hakijan nimi 
  • Kotiosoite 
  • Sähköpostiosoite 
  • Puhelinnumero 
  • Ikä tai tieto siitä, onko hakija täysi-ikäinen 
  • Tietoja hakijan musiikkiharrastuksesta ja lauluäänestä, esimerkiksi aiempi harrastustausta, kokemus kuorolaulamisesta ja ääniala. 
  • Äänite hakijan laulusta 
  • Koelaulutilaisuuteen liittyvät tiedot 
  • Mahdolliset hakijan itsensä antamat tiedot, jotka liittyvät kuoron jäseneksi pyrkimiseen 

Tiedot kerätään hakijalta itseltään hakemuksen vastaanottamisen sekä mahdollisen koelaulutilaisuuden yhteydessä. 

Käsittelyn kesto 

Tietoja säilytetään lähtökohtaisesti kuoron seuraavien koelaulujen päättymiseen saakka, kuitenkin korkeintaan 6 kuukautta. Voit kuitenkin pyytää tietojesi poistamista koska tahansa lähettämällä pyynnön sähköpostitse kohdassa 1 olevaan sähköpostiosoitteeseen. 

Tietojen lainmukainen käsittelyperuste 

Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 f kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Hakijoiden henkilötietojen käsittely on tarpeen, jotta yhdistys voi pitää yhteyttä hakijoihin ja selvittää heidän sopivuutensa kuoron jäseneksi. 
 

d) Asiakkaat, sidosryhmät ja niiden yhteyshenkilöt
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsiteltävät tiedot 

Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn tarkoituksena on yhteydenpito asiakkaiden ja sidosryhmien yhteyshenkilöiden kanssa esimerkiksi lippujen ja tuotteiden myymiseksi, esiintymisistä sopimiseksi ja niiden järjestämiseksi, laskutusta varten, tilojen vuokraamiseksi ja tarvikkeiden ostamiseksi. 
Yhdistyksen keräämät ja käsittelemät tiedot saattavat sisältää seuraavia tietoja: 

  • Nimi 
  • Työnimike/rooli organisaatiossa 
  • Puhelinnumero 
  • Sähköpostiosoite 
  • Kotiosoite
  • Toimipaikan ja kuoron esiintymispaikan osoite 
  • Laskutukseen liittyvät tiedot 
  • Mahdolliset rekisteröidyn itsensä antamat tiedot 

Tietoja kerätään Unreality-kuoron verkkosivuilla olevalla lomakkeella, kuoron verkkokaupan tilauksista sekä tilaajien tai yhteyshenkilöiden kuorolle lähettämistä sähköpostiviesteistä ja muista yhteydenotoista. Tiloja yhdistykselle vuokraavien tai tarvikkeita yhdistykselle myyvien tahojen yhteyshenkilöiden tiedot kerätään vuokraajan/myyjän verkkosivuilta. 

Käsittelyn kesto 

Tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista käyttötarkoituksen kannalta, kuitenkin enintään kuusi kuukautta. Kirjanpitoaineistoon liittyviä henkilötietoja käsitellään kuitenkin lain edellyttämän ajan. 

Tietojen lainmukainen käsittelyperuste 

Tietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 f kohtaan: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Henkilötietojen käsittely on yhdistykselle tarpeellista, jotta se voi sopia tilauskonserteista ja järjestää niitä sekä vuokrata tiloja ja ostaa tarvikkeita. 
Kirjanpitoaineistoon liittyvien henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c kohtaan: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. 
 

3. Tietojen siirrot ja luovutukset, maantieteellinen sijainti ja tietoturva

Henkilötietoja säilytetään pääasiassa Suomessa sijaitsevilla kovalevyillä. Yhdistyksellä on lisäksi käytössään Google LLC:n (”Google”) tarjoama G Suite for Nonprofits -palvelu, johon kuuluu esimerkiksi sähköpostipalvelu Gmail ja pilvitallennuspalvelu Google Drive. Henkilötietoja voidaan säilyttää ja käsitellä myös käsittelijänä toimivan Googlen tai sen alihankkijoiden palvelimilla, joista osa sijaitsee  Euroopan unionin ja talousalueen ulkopuolella. Tällöin on kyse henkilötietojen siirrosta kolmansiin maihin. Palvelimien sijainnista löytyy tarkempaa tietoa tästä osoitteesta: https://cloud.google.com/terms/identity/subprocessors 
Siirrot tehdään tietosuoja-asetuksen 46 artiklan mukaisesti joko yhdistyksen ja Googlen allekirjoittamien EU-komission mallisopimuslausekkeiden tai Googlen Privacy Shield -sertifikaatin nojalla. Voit pyytää mallisopimuslausekkeita nähtäväksi lähettämällä pyynnön osoitteeseen info@unreality.fi. Privacy Shield -sertifikaatista löytyy lisää tietoa tästä osoitteesta:  
https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt000000001L5AAI&status=Active 
Yhdistys voi luovuttaa henkilötietoja myös käyttämälleen pankille (Holvi Payment Services Oy, “Holvi”) esimerkiksi laskujen ja kulukorvausten maksamisen yhteydessä. Kuoron verkkokauppa on myös Holvin tarjoama, joten Holvi käsittelee verkkokauppatilausten yhteydessä annettuja tietoja, mukaan lukien kannatusjäsenyyshakemusten tietoja. Euroopan talousalueella sijaitsevien palvelimien lisäksi Holvi käyttää Googlen ja Amazon Web Services, Inc. (”Amazon”)-yhtiön palvelimia, jotka sijaitsevat Yhdysvalloissa. Henkilötietojen siirrot tehdään Googlen ja Amazonin Privacy Shield -sertifikaattien nojalla. Yhdistys ei säännönmukaisesti siirrä tai luovuta henkilötietoja muille tahoille. 
Henkilötietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä tehtäviensä suorittamiseen. Henkilötietoja säilytetään ainoastaan salasanalla suojatuilla tietokoneilla tai salasanalla suojatuissa tallennuspalveluissa. Pilvitallennuspalveluissa on käytössä myös kaksivaiheinen tunnistautuminen.  
Asianmukaiset turvatoimenpiteet, mukaan lukien virustorjuntaohjelma ja palomuuri, suojaavat tietomurtoja sekä viruksia ja muita haittaohjelmia vastaan, ja ne päivitetään säännöllisesti. 
 

4. Mitä oikeuksia sinulla on

Yleinen tietosuoja-asetus antaa tiettyjä oikeuksia rekisteröidylle eli henkilölle, jonka henkilötietoja käsitellään. Tarkempaa tietoa rekisteröidyn oikeuksista yleisesti on yleisen tietosuoja-asetuksen III luvussa: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679 
Lähetä pyyntö osoitteeseen info@unreality.fi, jos haluat käyttää oikeuksiasi tai saada tarkempaa tietoa siitä, mitä oikeuksia sinulla on.  
 

Oikeus saada pääsy tietoihin (tietosuoja-asetuksen 15 artikla) 

Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsitteleekö yhdistys henkilötietojasi, ja jos käsittelee, mitä tietoja. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista. 

Oikeus tietojen oikaisemiseen (tietosuoja-asetuksen 16 artikla) 

Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä. 

Oikeus tietojen poistamiseen (tietosuoja-asetuksen 17 artikla) 

Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa: 

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin 
  • vastustat käsittelyä (kuvaus vastustamisoikeudesta on alempana) eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä 
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai 
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. 
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietosuoja-asetuksen 18 artikla) 

Sinulla on oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen, jos kyseessä on jokin seuraavista olosuhteista: 

  • kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa yhdistys voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden 
  • käsittely on lainvastaista ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista 
  • yhdistys ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi 
  • olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä (ks. tarkemmin alla) odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö yhdistyksen oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet. 
Vastustamisoikeus (tietosuoja-asetuksen 21 artikla) 

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittely perustuu oikeutettuun etuun (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 f kohtaa). Tällöin yhdistys ei voi käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos se voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. 

Valitusoikeus 

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. 
Yhteystiedot: 
Tietosuojavaltuutetun toimisto 
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki 
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki 
Vaihde: 029 56 66700 
Faksi: 029 56 66735 
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi